Comment préparer son voyage d’affaire ?

La rencontre avec vos clients et partenaires étrangers, actuels ou potentiels, est fondamentale pour entamer et maintenir une relation profitable.

En règle générale, à moins de traiter avec un client établi et/ou une commande très importante, il n’est pas très judicieux de faire un voyage pour rencontrer un seul interlocuteur, mais il est bon de prévoir d’autres réunions avec des clients ou d’autres intermédiaires/partenaires locaux afin d’optimiser les coûts et l’efficacité du voyage.

Pour cette raison, il est difficile de planifier un voyage d’affaires du jour au lendemain et il est nécessaire de le préparer à temps.

Voyons ensemble quelles sont les phases les plus délicates que vous ne devez absolument pas oublier :

Préparez votre réunion

• Définissez à l’avance les objectifs et partagez (par courriel) avec l’autre partie l’ordre du jour.
• Si vous n’avez jamais rencontré l’autre partie en personne, il est logique de vous présenter et de présenter votre entreprise lors de la première rencontre. La préparation d’un court discours et d’une présentation ou d’un film est utile pour « faire fondre la glace ».
• Préparez la négociation ou le sujet de la réunion: si vous êtes déjà à un stade avancé, vous devez avoir avec vous tout le matériel que vous avez déjà partagé et tout ce que vous pensez pouvoir être utile ; il serait insensé de parcourir 3000 kilomètres pour découvrir que vous avez besoin d’un dessin/une fiche technique que vous n’avez pas avec vous !
• Se fixer des objectifs congruents : la signature d’un contrat n’est plausible que si vous en êtes très proche et que les détails ont déjà été discutés lors de réunions précédentes
• donnez-vous des actions et des délais précis (par exemple : « demain matin, je vous enverrai un e-mail récapitulatif de ce que nous avons convenu » ou « lundi matin, vous m’enverrez l’e-mail de confirmation pour que je puisse gérer le dossier au bureau » ou « je vous appellerai au début de la semaine prochaine pour avoir votre feu vert définitif pour commencer le projet »)
• si vous restez au moins une nuit, il peut être utile d’inviter (sinon lui) l’autre partie à dîner. Il est important d’avoir des réunions informelles pour accroître les connaissances et l’empathie et, pourquoi pas, pour poursuivre les négociations dans un contexte plus détendu. Préparez-vous à l’avance : par exemple, à l’aide d’outils tels que Tripadvisor (mais aussi en demandant au personnel de l’hôtel où vous séjournez), sélectionnez quelques endroits connus.

Attention toutefois : si vous ne connaissez pas bien l’autre partie, pensez aux restaurants proposant des menus locaux ou végétariens parmi vos choix. En bref, selon l’endroit où vous allez, tenez compte de la culture et des coutumes locales.

Avez-vous besoin d’un interprète ?

Comment communiquez-vous avec l’autre partie ? Parlez-vous la même langue ou avez-vous fait appel à un collaborateur ou à un partenaire pour communiquer ? Si oui, le collaborateur/partenaire peut-il vous soutenir lors de la réunion ? Si cela n’est pas possible, vous devriez envisager de faire appel à un interprète. Faire venir un interprète de France n’est pas rentable, vous devez chercher un interprète indépendant (généralement moins cher) ou contacter une agence locale. En général, le coût se compose d’une rémunération par jour + les éventuelles menues dépenses (transferts, repas, hébergement). L’interprète doit donc idéalement être basé dans la ville où se déroule la réunion.

Apportez-vous des produits/échantillons avec vous ?

Si oui, sont-ils facilement transportables avec votre personne ou est-il nécessaire de prévoir un envoi ad hoc ? Dans le second cas, les considérations suivantes s’appliquent :

• le pays dans lequel vous vous rendez peut imposer des contraintes à l’importation de vos produits (par exemple, droits de douane, certifications, licences d’importation, etc.)
• Vous devez également avoir une idée claire de la question de savoir si les produits que vous apportez seront vendus (immédiatement ou ultérieurement) ou devront être réimportés. Dans le premier cas, vous devrez vous conformer à la réglementation douanière locale (par exemple, payer un droit de douane), dans le second cas, vous devrez respecter les délais imposés par le régime d’exportation temporaire et prendre des dispositions pour la réimportation.
• Les dispositions ci-dessus ne s’appliquent pas si vous voyagez dans l’Union européenne, mais dans de nombreux autres pays
• dans tous les cas, examinez attentivement la question de l’expédition et du dédouanement et préparez-vous à l’avance : si, pour une raison quelconque, il y a un problème à la douane, vous risquez de ne pas avoir les marchandises avec vous le jour de la réunion.
• Se préparer signifie donc anticiper les formalités bureaucratiques, mais aussi identifier un transitaire de confiance et définir le lieu de livraison: l’autre partie peut-elle recevoir et stocker les marchandises avant votre arrivée ? Le lieu de réunion (par exemple, un salon ou un hôtel) offre-t-il un service de ramassage et de stockage ?
• suivre l’envoi et vérifier que les marchandises ont été reçues correctement (il ne sert à rien de découvrir une fois sur place qu’il y a un problème, il vaut mieux l’identifier et le résoudre avant de partir !)
• Essayer d’arriver au moins un jour à l’avance pour déballer les marchandises et préparer l’événement (par exemple, installer un stand) ou demandez à quelqu’un de le faire pour vous.

Préparer le voyage

Il fut un temps où les agences s’en chargeaient, aujourd’hui, dans la plupart des cas, vous ou votre personnel s’efforcerez de trouver la meilleure solution au prix le plus bas. Pour en savoir plus sur les modalités et bons plans pour vos voyages professionnels, nous vous invitons à « cliquez ici« . Toutefois, nous avons compilé en une petite check list pour vous aider à préparer votre séjour :

• Devez-vous obtenir un visa d’entrée ? Vos documents sont-ils en ordre ?
• Comment va se passer le transfert de votre domicile/ » »entreprise à l’aéroport
• Pour le vol (n’oubliez pas de vous enregistrer et d’apporter un document valide avec vous !)
• Pour votre résidence hôtelière ou votre hôtel (vérifiez s’il offre les services dont vous avez besoin, par exemple wifi, service de réception et de garde, transfert de et vers l’aéroport, etc.)
• Comment va se passer le transfert de l’aéroport à l’hôtel
• N’oubliez pas de préparer les trajets hôtel – lieu de réunion (vous pouvez également appeler un taxi à chaque fois, mais vérifiez les coûts locaux et l’utilité de louer une voiture avec chauffeur ou, par exemple, la présence d’Uber)
• Et votre vol de retour, êtes-vous certain d’arriver à l’heure à l’aéroport ? La réunion sera terminée ?
• Enfin le transfert de l’aéroport à la maison

Gérer le suivi

Quel que soit l’accord que vous avez conclu et l’état d’avancement de la négociation, n’attendez pas que l’autre partie se manifeste. Vous pouvez commencer en suivant ces 2 étapes :

1. e-mail de synthèse. Le lendemain de la réunion (si possible) ou à votre retour de voyage, envoyez un courriel de remerciement et résumez ce que vous avez convenu, demandez-lui de confirmer ce que vous avez décrit, engagez-vous à une action à une date donnée
2. appeler l’autre partie. N’attendez pas qu’il le fasse, dans le délai convenu, appelez votre homologue (ou envoyez le matériel promis)

Vous avez besoin d’aide pour trouver des clients et gérer la réunion ? Le responsable des exportations temporaires est le personnage le plus approprié à cet effet. Grâce à ce professionnel, qui reste externe à votre organisation et n’alourdit pas vos frais de personnel, vous obtiendrez immédiatement toutes les compétences et l’expérience nécessaires pour vous développer à l’étranger.